INFORMATIVA RELATIVA AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
ai sensi dell’art. 13 Regolamento UE 2016/679
(Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati)
FD Fiduciaria Digitale S.r.l. e Visabit S.r.l. sono due realtà imprenditoriali con una forte propensione all’innovazione e lavorano insieme per offrire i propri servizi con un alto contenuto di informatizzazione e tecnologie all’avanguardia. FD Fiduciaria Digitale S.r.l. e Visabit S.r.l. hanno intrapreso un rivoluzionario percorso di innovazione della modalità di gestione del mandato fiduciario con il servizio denominato “Fiduciaria Digitale” e hanno integrato tale servizio con una vasta gamma di ulteriori funzionalità ad alto valore aggiunto che siano di supporto al cliente con molteplici aspetti della propria vita e della propria esperienza tecnologica e multimediale. Nell’ambito dell’attivazione e della successiva gestione del mandato fiduciario, la società FD Fiduciaria Digitale S.r.l. opera quale fiduciario autorizzato dal Ministero dello Sviluppo Economico e Visabit S.r.l. si fa carico di gestire la struttura tecnologica che supporta il servizio “Fiduciaria Digitale”.
Il cliente di FD Fiduciaria Digitale S.r.l., per iniziare a fruire del servizio di “Fiduciaria Digitale”, dovrà preliminarmente registrarsi al presente sito web, fornendo una serie di informazioni (principalmente di carattere anagrafico e di contatto) che sono indispensabili per concludere la fase di registrazione e quindi per accedere alla possibilità di instaurare un rapporto con le due società in premessa indicate. Si ricorda che la registrazione al sito è possibile solo per maggiorenni residenti in Italia.
- Se è possibile concludere con esito positivo la registrazione al sito, in quanto il cliente ha acconsentito al conferimento dei dati personali richiesti e sono stati superati i controlli preliminari previsti, il cliente può procedere con la fase di identificazione prescritta dalla normativa in materia di prevenzione dell’uso del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività illecite. In questa seconda fase sono raccolti ulteriori dati anagrafici e di contatto relativi al cliente ed è inoltre prevista la verifica automatica della posizione geografica del cliente mediante il dispositivo utilizzato per connettersi al sito. Sono raccolte in questa fase la scansione della carta di identità (o passaporto) e della tessera sanitaria o della Carta Regionale dei Servizi (CRS) del cliente.
- Se la fase di identificazione è superata con successo, il cliente accede alla terza fase del processo di adesione al servizio “Fiduciaria Digitale”. Tale fase contempla l’adeguata verifica prescritta dalla normativa in materia di prevenzione dell’uso del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività illecite. Questa fase può essere attivata e gestita solo se il cliente acconsente al trattamento dei suoi dati personali mediante il sistema di videointervista, ovvero un servizio all’avanguardia che permette a cliente e società fiduciaria di effettuare e documentare anche la corretta evasione delle incombenze di adeguata verifica, gestendola in modalità completamente remotizzata.
- Superate le fasi sopra descritte il cliente è a tutti gli effetti abilitata all’uso del servizio “Fiduciaria Digitale” e può quindi accedere al servizio di firma elettronica avanzata offerto da FD Fiduciaria Digitale S.r.l. col supporto di Visabit S.r.l. e iniziare a sottoscrivere mandati ed ulteriori servizi proposti da FD Fiduciaria Digitale S.r.l..
Come già premesso, il servizio “Fiduciaria Digitale” non è solo finalizzato a consentire la fruizione dei prodotti finanziari di FD Fiduciaria Digitale S.r.l., ma consentirà al cliente l’esclusivo accesso ad una vasta gamma di servizi che saranno erogati direttamente o indirettamente da Visabit S.r.l., eventualmente definiti sulla base di uno o più contratti che saranno tempo per tempo proposti alla firma del cliente.
Con riferimento quindi al trattamento dei dati personali relativi al cliente contrattuale che chiede l’attivazione del servizio “Fiduciaria Digitale” a FD Fiduciaria Digitale S.r.l. e di tutti gli ulteriori servizi che saranno a seguire erogati da Visabit S.r.l., le due società hanno predisposto la presente informativa. Il documento è formulato ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (di seguito “Regolamento”). Il trattamento di dati personali insiti nei processi di firma elettronica avanzata e nei mandati fiduciari è ulteriormente descritto in appositi documenti informativi che saranno successivamente sottoposti al cliente.
In calce alla presente informativa è richiesto al cliente di manifestare il proprio formale consenso al trattamento di tutti i dati personali, dei dati relativi alla salute e di ulteriori categorie particolari di dati personali che saranno posti in essere da FD Fiduciaria Digitale S.r.l. e Visabit S.r.l.. Il rilascio di un consenso rispetto ai trattamenti descritti nel presente documento, così come descritti nella loro interezza, è indispensabile per poter avviare il processo di registrazione.
FD Fiduciaria Digitale S.r.l. e Visabit S.r.l. tratteranno i dati personali dell’Interessato limitatamente ai trattamenti di loro rispettiva competenza e in qualità di autonomi titolari dei trattamenti ai sensi dell’art. 4 comma 1 n. 7 del Regolamento e nel rispetto del Regolamento, dei provvedimenti attuativi e, in particolare, in conformità ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e di tutela della riservatezza.
Finalità del Trattamento
I dati personali conferiti dall’Interessato nell’ambito della richiesta di attivazione del servizio “Fiduciaria Digitale” in tutte le sue fasi sopra descritte o comunque appresi in caso di una successiva attivazione del servizio stesso saranno trattati da FD Fiduciaria Digitale S.r.l. per:
- finalità strettamente connesse all’attivazione e successiva esecuzione degli obblighi derivanti dai rapporti contrattuali o per lo svolgimento di attività pre-contrattuali (ad esempio acquisizione d’informazioni preliminari alla conclusione di un contratto con l’interessato, esecuzione di operazioni sulla base degli obblighi derivanti dal contratto concluso con l’interessato, adempimento di specifiche richieste dell’interessato);
- finalità connesse agli obblighi rivenienti da leggi e da regolamenti, dalla normativa comunitaria, nonché da disposizioni impartite da autorità a ciò legittimate dalla legge e da organi di vigilanza e controllo (ad esempio: normative per il contrasto del riciclaggio e del finanziamento al terrorismo, etc.).
Ai suddetti dati personali potrà avere accesso Visabit S.r.l. in quanto operatore di servizi ad alto contenuto tecnologico che è stato espressamente individuato ed autorizzato da FD Fiduciaria Digitale S.r.l. sulla base di una designazione di responsabile del trattamento formulata ai sensi dell’art. 28 del Regolamento.
I dati personali e ulteriori categorie particolari di dati riferiti all’Interessato o comunque ad esso relativi che saranno conferiti a Visabit S.r.l. o altrimenti raccolti dalla stessa nell’erogazione di un differente servizio e saranno inoltre trattati da Visabit S.r.l. per le seguenti finalità:
- erogazione dei servizi richiesti espressamente dall’Interessato mediante la sottoscrizione di uno e più contratti specifici,
- erogazione dei servizi inscindibilmente correlati con all’erogazione di servizi richieste espressamente dal cliente di cui al punto precedente.
Tipologie di dati trattati
Il trattamento riguarda dati personali e categorie particolari di dati; tra questi, sono considerati dati personali anche le immagini riprese dal sistema di videointervista, dalle quali non si esclude che possano essere tratte informazioni circa lo stato di salute dell’interessato.
Destinatari o categorie di destinatari
Nel rispetto del segreto fiduciario e delle normative applicabili, il conseguimento delle finalità in parola potrà avvenire anche per mezzo di trasmissione e comunicazione di dati personali a terzi con ciò intendendo tali terzi autorizzati al correlato trattamento dei dati stessi per lo svolgimento di specifici servizi strettamente funzionali all’esecuzione del rapporto contrattuale:
- a società controllanti, controllate o collegate ai sensi dell’articolo 2359 del codice civile ovvero a società sottoposte a comune controllo, nonché in consorzi, reti di imprese e raggruppamenti e associazioni temporanei di imprese con i soggetti ad essi aderenti, per le finalità amministrativo contabili;
- soggetti che svolgono attività strumentali o collegate alla gestione tecnica ed amministrativa del rapporto con l’interessato;
- membri degli organismi di vigilanza;
- soggetti che svolgono servizi bancari, finanziari, assicurativi o servizi di investimento;
- soggetti che gestiscono sistemi nazionali ed internazionali per il controllo delle frodi ai danni delle fiduciarie, delle banche, degli intermediari finanziari e dei soggetti finanziati;
- autorità amministrative e giudiziarie;
- società di revisione ed altri soggetti che svolgono attività di consulenza.
Un elenco dettagliato di tali soggetti è disponibile presso le sedi dei titolari ognuna per i trattamenti di propria rispettiva competenza.
I dati personali dell’interessato non sono oggetto di diffusione, dovendosi intendere per diffusione il dare conoscenza dei dati personali dell’interessato a soggetti indeterminati.
Conservazione
I dati personali oggetto di trattamento raccolti in occasione dell’attivazione del servizio “Fiduciaria Digitale” saranno oggetto di conservazione per tempistiche compatibili con gli obblighi di tenuta delle scritture contabili e con le esigenze prudenziali di conservazione della documentazione contrattuale, fiscale e amministrativa inerenti la particolare natura del rapporto fiduciario e tutti i servizi ad essa correlati.
I dati personali oggetto di trattamento che Visabit S.r.l. raccoglierà o di cui verrà altrimenti a conoscenza in occasione dell’erogazione dei servizi a valore aggiunto saranno conservati per tempistiche definite in coerenza con le esigenze di documentazione contrattuale, fiscale e amministrativa e comunque in coerenza con quanto ulteriormente definito nell’ambito di ulteriori specifici contratti che saranno siglati tra le parti.
Volta per volta, a seconda dei servizi che i titolari sono in grado di erogare, si riservano sin da ora la possibilità di individuare un interesse legittimo a procedere con ulteriori attività di trattamento ai sensi dell’art. 6 co 1 lett. f del Regolamento.
Alcune tipologie di dati quali le immagini dei documenti, alcuni form di raccolta informazioni, la registrazione delle videointerviste saranno inoltre conservati, nel rispetto delle disposizioni legali vigenti in materia di conservazione digitale, presso fornitori in possesso di specifiche competenze.
Diritti dell’interessato
Relativamente ai Suoi dati personali la informiamo che dell’esistenza del diritto dell’interessato di esercitare verso ognuno dei due titolari – in maniera del tutto autonoma ed indipendente – il diritto di accesso ai dati personali e di rettifica o di cancellazione degli stessi o di limitazione del trattamento o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati personali. L’interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo.
I diritti in parola, definiti nel dettaglio agli art. 15 e segg del Regolamento possono essere esercitati scrivendo ai titolari del trattamento, per quanto alle attività di rispettiva competenza come sopra sono state suddivise, scrivendo ao:
- FD Fiduciaria Digitale S.r.l., contattabile scrivendo a via Alfredo Piatti, 17 – 24125 Bergamo (BG);
- Visabit S.r.l., contattabile scrivendo a via Alfredo Piatti 15/17 – 24125 Bergamo (BG).
Conseguenze in caso di rifiuto di conferire i Dati
Il conferimento dei dati personali e ulteriori categorie particolari di dati indicati come obbligatori e richiesti nel form di registrazione e la raccolta di dati nel corso della fruizione del servizio “Fiduciaria Digitale” sono strettamente necessari se l’interessato intende fruire del servizio “Fiduciaria Digitale”; in funzione dei singoli dati, la stretta necessità può dipendere da obblighi di legge o da altri atti normativi o regolamentari, oppure da specifiche richieste di FD Fiduciaria Digitale S.r.l. e Visabit S.r.l. per i servizi forniti. Il mancato conferimento impedisce la fruizione di un qualsiasi servizio.
Modalità del trattamento
FD Fiduciaria Digitale S.r.l. e Visabit S.r.l. informano l’Interessato che tratteranno i dati personali mediante elaborazioni manuali, strumenti informatici e telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità perseguite e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati medesimi.
CONSENSO
Avendo preso visione dell’Informativa formulata, dichiaro di essere stato informato e di acconsentire a che i miei dati personali e ulteriori categorie particolari di dati saranno trattati per le rispettive competenze, ma in maniera inscindibilmente correlata tra loro e connessa all’erogazione dei servizi che ho richiesto o che richiederò in futuro, a condizione sempre che siano adottate modalità tali da garantirne la sicurezza e la riservatezza, da:
FD Fiduciaria Digitale S.r.l. per:
- finalità strettamente connesse all’attivazione e successiva esecuzione degli obblighi derivanti dai rapporti contrattuali o per lo svolgimento di attività pre-contrattuali (ad esempio acquisizione d’informazioni preliminari alla conclusione di un contratto con l’interessato, esecuzione di operazioni sulla base degli obblighi derivanti dal contratto concluso con l’interessato, adempimento di specifiche richieste dell’interessato);
- finalità connesse agli obblighi rivenienti da leggi e da regolamenti, dalla normativa comunitaria, nonché da disposizioni impartite da autorità a ciò legittimate dalla legge e da organi di vigilanza e controllo (ad esempio: normative per il contrasto del riciclaggio e del finanziamento al terrorismo, etc.).
Visabit S.r.l.per:
- erogazione dei servizi richiesti espressamente dall’Interessato mediante la sottoscrizione di uno e più contratti specifici,
- erogazione dei servizi inscindibilmente correlati con all’erogazione di servizi richieste espressamente dal cliente di cui al punto precedente.